管理組合運営サポート

私たちが専門家としてコンサルタントを行なう基本的なスタンス

「あなたは専門家なのだから、正解を知っているはず。私たちを指導してください」と管理組合から要望されることがあります。たしかに管理組合が、法律等に触れるような選択をしようとしている場合、私たちコンサルタントは誤りを指摘いたします。しかしながら、私たちの役割は、正しい答えや具体的な結論を提供することではなく、以下のように考えています。
  1. どなたが役員を担っても、管理組合の目的である「資産の保全」を達成できるようにサポートすること
  2. 適正な運営をサポートすること
  3. 合意形成を適正に行うためのプロセスを助言し、ご案内すること
また、管理組合の皆さんが判断しやすい環境を提供するため、コンサルタントには、皆さんの話を良く聴き理解すること、マンション管理についての専門知識や用語を誰にも分かりやすく説明すること、客観的で見やすい資料を準備すること、そして何より組合員のより多くの方から発言してもらえる雰囲気を作ること、といった能力が必要だと考えています。

1.理事会運営サポート業務

(理事会サポート業務とは) 理事会運営サポートとは、マンション管理士等の専門家が理事会に参加するなどして理事会の運営(特に理事長)をサポートする業務です。具体的な役割は、以下の三点です。 ①   管理会社の業務が、管理委託契約通りかどうかをチェックし、管理組合の利益を守ります。 ②   管理組合の運営が、「公正」(=法律、規約、細則に基づき適正か?)、「公平」(=組合員すべてに管理組合の権利と義務が平等に分配されているか?)、「公開」(=管理組合の運営に関する情報が組合員に公開されているか?)、以上3つの原則をチェックし、監事を補佐します。 ③   管理組合の役員に専門的な知識と経験をかみ砕き、分かりやすく提供し、誰が理事会の役員になっても管理組合の運営が適正に運営されるようにサポートします。   行政のお手伝いでマンションを訪問すると、「ここは管理会社がちゃんとしているから大丈夫!」、「管理組合のこと?難しいことは分らないから、管理会社に聞いて!」こんな話をよく聞きます。管理会社は、管理のプロフェッショナルとして管理組合にサービスを提供しています。しかしながら、管理会社は慈善団体ではなく、営利団体であることを忘れてはなりません。決して悪口をいっているのではありません。営利活動は、健全な資本主義経済活動です。 ここで皆さんに認識して欲しいことは、管理組合の利益と自社の利益が相反した場合、管理会社は自社の利益を優先するということです。「お客様である管理組合さんを第一に考えて・・・」という営業トークがあったとしても、自社の利益確保が前提となっていることは否めません。また、管理会社等から値引き提案があっても、それは単なる値引きなのか?仕様を落とした減額なのか?発注者である管理組合単独では、検証できないことが多いと思います。 以下の図は、管理組合が管理会社に発注する一般的なパターンです。   shiyou1   発注側(管理組合側)に理事会サポートがない多くの管理組合の場合、業務仕様の設計は、受注者側(管理会社)が行っています。レストランに行った時に自分の食べたいものを注文しないで、店側が勝手に決めているようなものです。本来、業務仕様の設計は発注側の管理組合が行うべきでしょう。 また契約時点は、業務がまだ何も実施されていないことも忘れてはなりません。にもかかわらず管理組合が単独で管理委託契約どおりに業務されたかをチェックするのは困難です。例えば、廊下ワックス不要のマンションなのに竣工以来「定期清掃はワックス仕上げ」という仕様記述のまま契約更新していた管理組合の例が複数ありました。次に、管理組合が「理事会運営サポート」を採用したパターンを考えてみましょう。 sshiyou2   「理事会運営サポート」を管理組合が導入すると、図の赤い文字の部分を専門家がサポートします。サポートすることによって、発注側(管理組合側)が①主体的に業務仕様を設計できる、②管理業務の適切な監理が期待できる、という2つの大きなメリットが生じます。また同時に、管理組合と管理会社に適度な緊張感が生まれますので、どなたが理事長であっても管理会社が本来あるべきパートナーとして機能することにつながります。私たちは、「理事会運営サポート」が管理業務を収益の中心にする管理会社がその能力を皆さんの管理組合に向けて発揮してもらうための有効な方法であると確信します。   (「理事会運営サポート」の費用は?) 「理事会運営サポート」は、受託した私たちから気軽に提案、または委託した皆さんから気楽にリクエストしてもらえるように訪問回数の制限を設けていません。もちろん電話・メール相談等も同じです。スケジュールの許す限り必要に応じて訪問いたします。こうした契約仕様の場合は、月額50,000円(税別)を基準と考えています。ただし、管理組合によって事情はさまざまだと思いますので、お気軽にご相談下さい。  

2.管理費会計の見直し

多くの管理組組合では、管理費会計(一般会計)の支出を見直す動きが活発になっています。費用負担の軽減につながる電気使用料の見直し、電灯線のLED化、ソーラパネルの導入などを検討されている管理組合も多いと思います。私たちは、これらの提案を行なう準備があります。しかしながら、多くの場合、まずは管理会社への管理業務委託費から取組むべきだと考えています。何故なら、この費用が管理費会計の支出の中で最も大きな比率を占めているからです。 なお、管理委託契約の見直しには、管理仕様を変更して行う減額交渉と、管理仕様はそのままに契約金額を安くしてもらう値下げ交渉があります。しかしながら、管理会社にこのようなことを管理組合から要求しても、なかなか交渉に応じてもらえないのが現状です。こういう場合こそ、私たちコンサルタントによるサポートが欠かせません。 また、管理委託契約の見直しは、現在の管理会社だけでなく競合する他の管理会社にも声をかけ、同じ管理仕様で見積比較することが有効です。しかしながら、管理委託契約書と実際に業務されている管理仕様には違いが生じていることが多く、見積提出の前に管理仕様を確定する作業が必要になります。 それ以外にも、実施スケジュールの検討、見積比較書類の作成、ヒアリングの運営、説明会・総会の補助、広報チラシ案作成、管理委託契約仕様書の検討、契約更新(管理会社継続の場合)・新旧管理会社引継ぎ(管理会社変更の場合)の補助などが必要です。

3.自主管理管理組合サポート

規模の小さなマンションは、戸当たりの管理費が割高になる傾向から、管理会社に管理業務を委託することが難しく、自主管理方式で運営しているケースが多いようです。 このような自主管理方式の管理組合からは、会計の方法が分からない、理事会の運営がわからない、定期総会の開催方法が分からない、といった相談をよくいただきます。また、管理業務を組合員自身で行うので、役員の負担は大きくなり、役員の仕事量が多いことで小規模マンション管理組合は、深刻な役員のなり手不足になりがちです。 NPOマンションサポートネットでは、京都市が指定する高経年要支援マンションのサポートを長年務めてきたスタッフが揃っていますので、NPOならではの視点から自主管理マンションのサポートを行う事業を行っています。例えば、集会室を持たない自主管理運営の管理組合などを対象に、本部の会議スペースを提供しています。理事会で使用する資料のコピーや事務用品等の使用が可能です。

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